RGPD : La CNIL publie un nouveau modèle de registre simplifié

Source : CNIL
Date : 25 Septembre 2019

Pour accompagner au mieux chaque professionnel dans sa mise en conformité, la CNIL publie un nouveau modèle de registre simplifié en tableur Excel, au format ouvert, et qui peut s'adapter à de nombreux cas de traitement de données.

Une obligation qui concerne la plupart des organismes

La constitution et le maintien du registre est une obligation prévue à l'article 30 du RGPD. Cela s'applique à tous les organismes qui traitent des données personnelles de façon régulière dans le cadre de leurs activités.

Le registre de traitement doit permettre d'identifier notamment :
- les parties prenantes qui interviennent dans le traitement des données,
- les catégories de données traitées,
- à quoi servent ces données,
- qui y accèdent et à qui elles sont communiquées,
- combien de temps elles sont conservées,
- comment elles sont sécurisées.

Pour les soutraitants qui gèrent des données pour le compte d'un autre organisme, le règlement prévoit également la tenue d'un registre. Celui-ci doit comprendre notamment la liste des activités réalisées pour le compte de leurs clients.

Un outil essentiel de la conformité

Si le registre s'inscrit dans le cadre d'une obligation légale, il est également un outil incontournable pour recenser, comprendre et maitriser les données personnelles de ses salariés, clients et fournisseurs. Sa constitution et sa tenue sont l'occasion de se poser les bonnes questions et de limiter les risques au regard du RGPD. C'est aussi un moment utile pour construire un plan d'action de mise en conformité aux règles de protection de données.

Un format ouvert et réutilisable par tous

Ce modèle de registre est disponible au format .ods , un format Open Document Spreadsheet ouvert et compatible avec la plupart des tableurs (Microsoft Excel, Open Office Calc, Libre Office Calc).
Il contient une fiche tutoriel pour accompagner les professionnels dans la conception et la tenue de leur registre, une fiche de liste des traitements, un modèle de fiche à remplir et une fiche d'exemple.