FICHES PRATIQUES

LES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Afin d’éviter les dérives et encadrer l’utilisation des données à caractère personnel, la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée par la loi du 6 août 2004 a été mise en œuvre. Les responsables de ces fichiers ou traitements ont des obligations à respecter, notamment en les déclarant auprès de la CNIL.

Vous diffusez une newsletter ? Vous réalisez des e-mailings ? Vous collectez des informations sur les visiteurs de votre site ? Cette notice vous explique les points essentiels à retenir pour utiliser les données à caractère personnel en toute légalité.

DÉFINITIONS

LES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
Ce que dit la loi : « Constitue une donnée à caractère personnel toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres. Pour déterminer si une personne est identifiable, il convient de considérer l’ensemble des moyens en vue de permettre son identification dont dispose, ou auxquels peut avoir accès, le responsable du traitement ou toute autre personne. » (art. 2).

« La personne concernée par un traitement de données à caractère personnel est celle à laquelle se rapportent les données qui font l’objet du traitement. » (art. 2).

Les données sont considérées comme à caractère personnel dès lors qu’elles concernent des personnes physiques identifiées directement ou indirectement.
Une personne est identifiée lorsque, par exemple, son nom apparaît dans un fichier.
Une personne est identifiable lorsqu’un fichier comporte des informations permettant indirectement son identification (ex. : n° d’immatriculation, adresse IP, n° de téléphone, photographie...).

En ce sens, constituent également des données à caractère personnel toutes les informations dont le recoupement permet d’identifier une personne précise (ex : une empreinte digitale, l’ADN, une date de naissance associée à une commune de résidence …).
REMARQUE
Les technologies de l’information et de la communication génèrent de nombreuses données personnelles (un paiement par carte bancaire, un appel passé par un téléphone portable, une connexion à Internet) et aussi des « traces informatiques » facilement exploitables grâce aux progrès des logiciels, notamment les moteurs de recherche.
LE RESPONSABLE DE TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
Ce que dit la loi : « Le responsable d’un traitement de données à caractère personnel est, sauf désignation expresse par les dispositions législatives ou réglementaires relatives à ce traitement, la personne, l’autorité publique, le service ou l’organisme qui détermine ses finalités et ses moyens. » (art. 3)
« Sont soumis à la présente loi les traitements de données à caractère personnel :

- Dont le responsable est établi sur le territoire français. Le responsable d’un traitement qui exerce une activité sur le territoire français dans le cadre d’une installation, quelle que soit sa forme juridique, y est considéré comme établi .

- Dont le responsable, sans être établi sur le territoire français ou sur celui d’un autre État membre de la Communauté européenne, recourt à des moyens de traitement situés sur le territoire français, à l’exclusion des traitements qui ne sont utilisés qu’à des fins de transit sur ce territoire ou sur celui d’un autre État membre de la Communauté européenne. » (art.5)

Le responsable du traitement est la personne ou l’organisme qui décide de la mise en œuvre du traitement et qui en détermine la finalité et les moyens. C’est-à-dire, le plus souvent les dirigeants de l’entreprise.

LES OBLIGATIONS À RESPECTER

La loi Informatique et Libertés encadre l’utilisation des données personnelles car :
• Un traitement de données personnelles n’est pas un fichier comme les autres
• Cela concerne des parcelles de vie privée
• Cela peut porter atteinte aux libertés
COLLECTE DES DONNÉES
En principe, il faut recueillir le consentement de la personne pour utiliser une information qui l’identifie. Les données que vous traitez doivent être exactes, complètes et mises à jour. Sauf dérogations, vous ne pouvez pas collecter des données sensibles (origines raciales ou ethniques, opinions politiques, philosophiques ou religieuses, appartenance syndicale, données relatives à la vie sexuelle ou à la santé).
FINALITÉ DES TRAITEMENTS
• Un fichier doit avoir un objectif précis
• Les informations exploitées dans un fichier doivent être cohérentes par rapport à son objectif
• Les informations ne peuvent pas être réutilisées de manière incompatible avec la finalité pour laquelle elles ont été collectées
DURÉE DE CONSERVATION DES INFORMATIONS
Les données personnelles ont une date de péremption.
Le responsable d’un fichier fixe une durée de conservation raisonnable en fonction de l’objectif du fichier.
SÉCURITÉ DES INFORMATIONS
Tout responsable de traitement informatique de données personnelles doit adopter des mesures de sécurité physique (sécurité des locaux) et logiques (sécurité des systèmes d’information) adaptées à la nature des données et aux risques présentés par le traitement.
CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES
Seules les personnes autorisées peuvent accéder aux données personnelles contenues dans un fichier. Il s’agit :
• Des destinataires explicitement désignés pour en obtenir régulièrement communication
• Des « tiers autorisés » ayant qualité pour les recevoir de façon ponctuelle et motivée (ex : la police, le fisc)
INFORMATION DES PERSONNES
Le responsable d’un fichier doit permettre aux personnes concernées par des informations qu’il détient d’exercer pleinement leurs droits.
Pour cela, il doit leur communiquer son identité, la finalité de son traitement, le caractère obligatoire ou facultatif des réponses, les destinataires des informations, l’existence de droits, les transmissions envisagées.
DÉCLARATION DES FICHIERS
Certains traitements informatiques de données personnelles qui présentent des risques particuliers d’atteinte aux droits et aux libertés doivent, avant leur mise en oeuvre, être déclarés ou soumis à la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés).
LES RISQUES
La collecte des données de manière frauduleuse, les détournements, la conservation des données pour une durée supérieure à celle déclarée, le non-respect de l’obligation de sécurité, la communication d’informations à des personnes non autorisées, le refus ou l’entrave au bon exercice des droits et des personnes ainsi que les non-accomplissements des formalités déclaratives, sont passibles en moyenne de 5 ans de prison et 300 000 € d’amende.

QU'EST-CE-QUE LA CNIL

La CNIL est chargée d’appliquer la loi du 6 janvier 1978, modifiée par la loi du 6 août 2004, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. La mission générale de la CNIL est de veiller à ce que l’informatique soit au service du citoyen et qu’elle ne porte atteinte ni à l’identité humaine, ni aux droits de l’homme, ni à la vie privée, ni aux libertés individuelles ou publiques.
LES MISSIONS DE LA CNIL
Informations
La CNIL informe les personnes de leurs droits et obligations, et propose au gouvernement les mesures législatives ou réglementaires de nature à adapter la protection des libertés et de la vie privée à l’évolution des techniques. L’avis de la CNIL doit d’ailleurs être sollicité avant toute transmission au Parlement d’un projet de loi relatif à la protection des données personnelles.

Garantir le droit d’accès
La CNIL veille à ce que les modalités de mise en oeuvre du droit d’accès aux données contenues dans les traitements n’entravent pas le libre exercice de ce droit. Elle exerce, pour le compte des citoyens qui le souhaitent, l’accès aux fichiers intéressant la sûreté de l’État, la défense et la sécurité publique, notamment ceux des Renseignements Généraux et de la Police Judiciaire.

CONCLUSION

Cependant, la loi Informatique et Libertés exonère de déclaration de nombreux fichiers ou traitements de données personnelles selon l’activité de la structure : églises, partis politiques, syndicats... Si vous êtes responsable d’un fichier ou d’un traitement de données à caractère personnel, assurezvous d’abord que vous n’êtes pas tout simplement dispensé de formalités déclaratives.

Pour aller plus loin, vous pouvez trouver des publications à télécharger sur le site de la CNIL :
- « Je monte un site internet », cette publication traite de l’exploitation des données de connexion au site, des espaces de discussions, des sites de ventes en ligne, et quelques modèles
- « Guide pratique pour les employeurs », cette publication traite de la collecte et le traitement de données nominatives lors d’opérations de recrutement, de la cyber surveillance sur les lieux de travail
- « Halte aux publicités », cette publication traite des droits, de la prospection commerciale par email, la radiation des coordonnées sur un fichier

Pour plus d’informations : www.cnil.fr

Source: Espace Numérique Entreprises (ENE)

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