FICHES PRATIQUES

ERP : QUELLE RÉPONSE POUR LES PME ?

Un ERP ou PGI (Progiciel de Gestion Intégrée) est un ensemble de logiciels intégrant les principales fonctions nécessaires à la gestion des flux et des procédures de l’entreprise. Le terme intégré fait référence à un système unifié autour d’une seule et même base de données. Cette notice traite du fonctionnement et des conditions de mise en place d’un ERP dans une PME avec un exemple à l’appui.

LES FONCTIONS COUVERTES 

Les ERP (Enterprise Resource Planning) permettent de gérer l’ensemble des fonctions d’une entreprise : Logistique, finance, ressources humaines, gestion commerciale.

Ils ont été introduits dans les entreprises pour structurer leur fonctionnement interne tout en facilitant la circulation des informations. En ce sens, ils se différencient des logiciels habituels, cloisonnés par fonction : gestion des ventes, comptabilité …
Ces derniers ont été mis en œuvre au fur et à mesure des nécessités en répondant à des besoins précis mais fragmentés. En effet, comment s’assurer que les données issues de la facturation iront bien alimenter la comptabilité ? Comment répondre rapidement à un client qui s’inquiète du suivi de sa commande ? Quid du suivi des impayés ? Et de la gestion des stocks ?

L’ERP permet à plusieurs métiers de l’entreprise de travailler sur les mêmes données avec le même système informatique : la Gestion de la Production, les services Achats et Logistique, l’Administration des Ventes, la Comptabilité, le Contrôle de Gestion, les Ressources Humaines, le Service Clients l’utiliseront. Chacun emploiera une sous partie du progiciel, communément appelée module.

L’objectif de l’ERP est d’améliorer la performance de l’entreprise et sa gestion interne. De nombreux exemples peuvent illustrer cette amélioration. Il n’existe qu’une seule base de données : l’information est fiabilisée car elle est enregistrée qu’une seule fois. L’unicité des données évite la ressaisie. Ceci constitue un atout important : en effet, combien de temps perdu lors de la ressaisie des informations d’un bon de commande dans le logiciel de facturation, puis dans le logiciel comptable ; en outre, lors de chacune de ces nouvelles saisies, des erreurs peuvent apparaître.

Ainsi, un fichier client est utilisé pour la gestion des prospects, des ventes et pour la comptabilité tierce. Si un élément de la fiche client est modifié, le numéro de fax par exemple, la modification va être intégrée dans le système informatique par le service qui obtient la nouvelle information. En conséquence, dès que la modification sera effectuée, elle sera disponible immédiatement pour l’ensemble des autres utilisateurs. De même, l’unicité des données permet aux différents services de parler le même langage (ex : le service clients et comptabilité).
Dans un ERP, la recherche d’informations est simplifiée. Ces dernières sont potentiellement accessibles à toutes les fonctions : il est cependant possible de sécuriser et de restreindre l’accès à certaines informations sensibles (données commerciales, de paie par exemple).

Grâce à un ERP, il devient possible d’automatiser les tâches fastidieuses et sans valeur ajoutée. En conséquence, chacun se concentre sur son activité et son métier.
Enfin, il est important de considérer le fait que les ERP s’ouvrent de plus en plus aux applications externes à l’entreprise. Le bouleversement apporté par Internet a notablement changé les méthodes de travail, à commencer par celles des grands groupes. Ceux-ci sont à une écrasante majorité équipés en ERP et incitent leurs partenaires commerciaux de taille plus modeste à s’équiper, eux aussi, de façon à automatiser, accélérer et fiabiliser certains échanges 

LES BÉNÉFICES POUR LES PME

Historiquement, les ERP ont tout d’abord organisé la gestion des stocks et de la planification. L’organisation des besoins en ressources de production fut la deuxième étape permettant la gestion globale de la production. Le besoin de gérer les processus de l’entreprise en y intégrant des contraintes financières et humaines fut l’étape suivante. Ce bref rappel historique a pour but principal d’éclairer sur la nécessité de choisir ou non un ERP.

Pourquoi est-on passé d’une organisation cloisonnée et verticale (par service) à une organisation horizontale orientée vers le client ? Tout simplement car la pression des clients s’accroît et change continuellement. Afin d’accroître la productivité et de gagner en réactivité, il faut adapter la prévision de l’activité de l’entreprise.

Par ailleurs, le cloisonnement des applications informatiques utilisées de façon traditionnelle dans les PME peut devenir un frein au dynamisme caractérisant cette catégorie d’entreprises en ne fournissant pas d’outil de pilotage pertinent. L’entreprise risque alors sérieusement de voir sa compétitivité mise à mal, voire ses parts de marché diminuer.

Il va de soi que la mise en place d’un ERP implique parfois la remise en cause des processus de l’entreprise à tous les niveaux. L’implantation d’un ERP doit donc s’accompagner d’une refonte des principes de fonctionnement ou tout du moins de leur remise à plat et d’analyse : processus de production, de commande, mais également de décision, d’enregistrement comptable par exemple.

L’ERP est structurant ; les divers processus induisent une définition des responsabilités. Nous revenons ici à la réactivité des PME ; en effet, en cas d’absence du décideur, la commande peut néanmoins être passée par un autre collaborateur. En revanche, dès lors qu’un ERP est mis en place, le décideur officiel sera incontournable pour une prise de commande. La perte possible de réactivité vient immédiatement à l’esprit. Néanmoins, il est possible de prendre en compte les absences (prévues ou non) dans les processus de l’entreprise et d’adapter ceux-ci en conséquence.

L'IMPLANTATION

La première préoccupation sera avant tout de se poser la bonne question, à savoir : quelles sont les fonctions concernées ? En effet, il est fondamental d’implanter les bons modules en analysant soigneusement les besoins qui vous sont propres. On parle dans ce cas de besoins fonctionnels.

Le deuxième élément est la quantification en ressources (en hommes et en temps) et en coût du paramétrage et des éventuels développements spécifiques à apporter au progiciel. En effet, ces éléments sont fréquemment sous-évalués, notamment à cause d’une imprécision du cahier des charges initial. Il convient donc de prévoir des révisions ponctuelles de ce cahier des charges. De même, le temps nécessaire à la migration et la conversion des données est parfois difficile à évaluer.

Autre coût important qui doit constituer le troisième pôle de réflexion : l’implication et la formation des utilisateurs. Du fait que le progiciel modifiera les processus de travail de tous les services, il est important de favoriser son acceptation en intéressant les collaborateurs.

Quatrième et dernier écueil à éviter : lors de l´implantation du progiciel, il peut être séduisant, de prime abord, de déployer simultanément tous ses modules. En cas d’échec, toute l’informatique peut être bloquée. Commencez plutôt progressivement : intégrez un premier module (gestion de la production par exemple) ; puis, l’intégration d’un deuxième module (comptabilité) tirera les leçons de la première et ajustera le tir, pour mieux préparer le terrain à l’installation des modules suivants.

Globalement, le déploiement d’un ERP est long et coûteux. Il est dangereux de penser gagner du temps en ne repensant pas les processus de l’entreprise en amont. La bonne question à se poser est donc : souhaitons-nous remettre en cause nos processus de fonctionnement ? Quels gains retirerions-
nous de cette réorganisation éventuelle ? Sont-ils chiffrables ?

LES PROBLÉMATIQUES À CONSIDÉRER

EXISTE-T-IL DES LACUNES IMPORTANTES DANS VOTRE ORGANISATION ?
Productivité, clients et fournisseurs non satisfaits, difficultés à faire circuler l’information dans l’entreprise ? Ces écueils, s’ils existent, peuvent être résolus grâce à l’implantation d’un ERP.
ANTICIPER LE CHANGEMENT
Quel peut être l´impact d´une nouvelle définition de poste dans un service ? Comment vont réagir certains face au partage de données ? Pour la partie technique, il faut prévoir la préparation des données et le temps qui y est alloué (base de données clients, fournisseurs, nomenclature de produits).
MOBILISATION
Dans une PME, la mise en place du ERP va concerner une grande partie de l´effectif. Certains cadres vont devoir délaisser momentanément leurs responsabilités opérationnelles et pour des raisons de coût et de maîtrise du savoir-faire, ils devront privilégier les ressources internes.
CHOISIR SON INTÉGRATEUR
Choisissez-le selon vos attentes. Certains éditeurs installent eux-mêmes leurs solutions. D’autres préfèrent s’appuyer sur un réseau de partenaires intégrateurs qui se chargent du déploiement. C’est majoritairement le cas pour les progiciels destinés aux PME. Très souvent, l’intégrateur propose plusieurs versions du même produit. Chacune de ces versions est adaptée à un métier ou un secteur d’activité. On parle dans ce cas de versions verticalisées.
PILOTAGE DU PROJET
L’ERP touche toutes les fonctions. Sous la responsabilité de la Direction Générale qui va s´assurer de la cohésion du projet, le comité de pilotage doit rassembler tous les départements impactés et définir les livrables (les éléments concrets qui composeront le progiciel).

Source: Espace Numérique Entreprises (ENE)

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